Diagnóstico Inicial de Cegecinco
Informe de mentoría y planificación estratégica para la transformación digital de la gestión inmobiliaria
Contexto Empresarial
Perfil de Cegecinco
Empresa familiar dedicada a la gestión de inversión inmobiliaria con 57 propiedades en cartera. Javier ha asumido el control completo, iniciando una transformación digital desde cero.
  • Equipo principal: 4 personas (Javier y hermanos)
  • Ocupación actual: 98-99%
  • Tipos: apartamentos, oficinas, habitaciones estudiantes, turísticos
Herramientas Actuales
  • Software Laravel (inmuebles, contratos, inquilinos)
  • Holded (contabilidad y facturación)
  • Asana (gestión de tareas, sin adopción completa)
  • Google Workspace (Drive, Gmail, Calendar)
  • WhatsApp/teléfono (incidencias, no centralizado)
Puntos Críticos Identificados
Sobrecarga Operativa
Javier saturado con trabajo administrativo que impide crecimiento estratégico. El equipo necesita sistemas simples y guiados.
Información Dispersa
Datos en múltiples sistemas sin visión global. Dificultad para tomar decisiones rápidas y fundamentadas.
Gestión Reactiva
Trabajo diario consume todo el tiempo. Procesos manuales repetitivos sin automatizar. "Apagando fuegos" constantemente.
Comunicación Fragmentada
Incidencias por múltiples canales sin trazabilidad. Difícil seguimiento de conversaciones con Hacienda y otras instituciones.
Procesos de Negocio Actuales
01
Captación de Oportunidades
Búsqueda activa de inversiones: deuda bancaria, subastas, propiedades ocupadas. Sin sistema estandarizado de análisis ni histórico.
02
Operaciones Inmobiliarias
Ciclo completo: captación inquilinos, contratos, gestión incidencias, actualización IPC, renovaciones. Gestión de limpiezas con checklists diferenciados.
03
Gestión de Proyectos
Construcción, reformas, mejoras fiscales, digitalización, adquisiciones. Dificultad para seguimiento simultáneo en Asana sin adopción del equipo.
04
Finanzas y Administración
Contabilidad en Holded. Gran volumen de notificaciones oficiales sin trazabilidad. Problema crítico: contexto perdido en trámites largos.
Visión y Objetivos Estratégicos
1
Liberar Tiempo
Reducir carga administrativa 60-70%. Crear espacio para nuevos proyectos y tiempo personal.
2
Centralizar Control
Visión 360° en un solo lugar. Decisiones rápidas e informadas con datos completos.
3
Automatizar Procesos
IA para tareas administrativas. Generación automática de informes. Reducir trabajo manual.
4
Preparar Escalabilidad
Procesos documentados y replicables. Sistema que crece con el equipo sin aumentar caos.
Solución Propuesta: Notion como HQ
Principios de Diseño
  • Simplicidad: interfaces limpias por rol
  • Centralización: todo en un ecosistema
  • Contextualización: datos interconectados
  • Automatización: reducción trabajo manual
  • Inteligencia: IA con contexto completo
  • Escalabilidad: crece con el negocio
Notion actuará como sistema nervioso central que conecta, contextualiza y automatiza todos los procesos empresariales de Cegecinco.
Arquitectura del Sistema: 5 Áreas
Dirección
Dashboard ejecutivo, Pipeline de Oportunidades, OKRs, Histórico de KPIs
Operaciones
Proyectos, Tareas, Incidencias, Checklist Limpieza
Equipo
Directorio Empleados, Ausencias, Registro Jornada, Time Tracking
Activos
Propiedades, Contactos CRM, Interacciones, Financiaciones
Conocimiento
Wiki Empresa, Biblioteca Recursos, Reuniones, Tracker Notificaciones
Bases de Datos Principales
Gestión de Propiedades
  • Propiedades: 57 inmuebles con características, rentabilidad, documentación
  • Contactos CRM: inquilinos, proveedores, profesionales
  • Interacciones: historial completo de comunicaciones
  • Financiaciones: hipotecas y préstamos vinculados
Gestión Operativa
  • Proyectos: construcción, reformas, adquisiciones
  • Tareas: trabajo diario con recurrencias
  • Incidencias: sistema de tickets estructurado
  • Reuniones: notas automáticas con IA
Integraciones y Automatizaciones
Google Workspace
Integración nativa con Drive (documentos), Gmail (comunicaciones), Calendar (sincronización bidireccional) y Meet (notas automáticas).
Notion AI
Generación de análisis, resúmenes de reuniones, extracción de tareas, preparación de informes, respuestas contextuales sobre la empresa.
Make / n8n (opcional)
Sincronización con Laravel, captura desde móvil, emails automáticos, alertas inteligentes, formularios externos para inquilinos.
Beneficios Esperados
60-70%
Reducción Carga Administrativa
Documentación, búsqueda y preparación de informes automatizados con IA
10-15h
Tiempo Liberado Semanal
Para análisis estratégico, nuevas oportunidades y tiempo personal
360°
Visión Completa
Control total de la empresa desde un dashboard ejecutivo centralizado
De Reactivo a Proactivo
Transformación del modelo operativo: de "apagar fuegos" constantemente a anticipar problemas y planificar estratégicamente con confianza.
Hoja de Ruta: 8 Semanas
1
Semanas 1-3: Fundación
Configuración workspace, creación de todas las bases de datos con propiedades y relaciones. Migración de datos desde CSV.
2
Semana 4: Vistas Diarias
Dashboard personalizado, vistas de trabajo, Notion Calendar, captura rápida. Checkpoint Fase 1: 700€
3
Semanas 5-6: Integraciones
Google Workspace, Notion AI, automatizaciones Make/n8n, sistema de tickets, formularios externos.
4
Semanas 7-8: Consolidación
Wiki completa, dashboards ejecutivos, optimización final. Checkpoint Fase 2: 700€

Implementación gradual: cada fase aporta valor inmediato. Convivencia temporal con sistemas actuales. Aprendizaje mediante uso real, no teoría.
Próximos Pasos
Opción A: Consultoría Befocusy
Inversión total: 1.400€ (+IVA)
  • Fase 1 (Semanas 1-4): 700€ - Sistema base operativo
  • Fase 2 (Semanas 5-8): 700€ - Automatizaciones completas
  • Construcción colaborativa con Edu Salado
  • Formación integrada y acompañamiento continuo
  • Pago distribuido según avance
Opción B: Implementación Autónoma
Usar este diagnóstico como guía y construir a ritmo propio.
Ventaja: coste cero adicional, autonomía completa
Desafío: requiere tiempo significativo de aprendizaje y construcción
El momento es ahora. Cegecinco puede pasar de ser una empresa que Javier gestiona con esfuerzo a una empresa que funciona como un sistema inteligente.